Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

CleverConcept is gevestigd aan de Raad van Europalaan 41, Delft en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95910913.

CleverConcept levert recruitmentmarketing, employer branding en recruitmentsoftware, waaronder het platform CleverTracker.

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via:

• E-mail: [email protected]
• Algemeen: [email protected]

CleverConcept heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Privacyvragen kunnen worden gericht aan het bovenstaande e-mailadres.

2. Onze rol bij de verwerking van persoonsgegevens

CleverTracker is een platform waarmee wervingscampagnes, kandidaten, communicatie en opvolging kunnen worden beheerd.

Bij campagnes voor klanten is de klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke voor de kandidaatdata. CleverConcept verwerkt deze gegevens dan als verwerker in opdracht van de klant.

Voor bepaalde verwerkingen is CleverConcept zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dat geldt bijvoorbeeld voor:

• platformbeheer;
• beveiliging;
• auditlogs;
• foutopsporing;
• gebruikersaccounts;
• eigen bedrijfsvoering;
• eigen werving;
• naleving van wettelijke verplichtingen.

Wanneer CleverConcept optreedt als verwerker, maken wij met de klant afspraken in een verwerkersovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

3.1 Kandidaten

Wij kunnen de volgende gegevens van kandidaten verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• antwoorden op sollicitatievragen;
• CV;
• motivatiebrief;
• andere bijlagen;
• WhatsApp-berichten en bijbehorende metadata;
• sollicitatiestatus;
• stage- of voortgangshistorie;
• interne notities van recruiters of klantgebruikers;
• opt-outregistraties, bijvoorbeeld wanneer iemand “STOP” stuurt via WhatsApp.

CV’s, motivatiebrieven en andere bijlagen kunnen door kandidaten zelf worden verstrekt, door klanten worden aangeleverd of door bevoegde gebruikers in het platform worden toegevoegd.

Wij vragen kandidaten niet om bijzondere persoonsgegevens te verstrekken, zoals gegevens over gezondheid, religie, politieke voorkeur, seksuele geaardheid of strafrechtelijke gegevens. Als kandidaten dergelijke gegevens toch opnemen in een CV, motivatie of toelichting, verwerken wij deze niet doelbewust voor selectie, tenzij dat noodzakelijk en rechtmatig is. Wij adviseren kandidaten om geen bijzondere persoonsgegevens te verstrekken die niet relevant zijn voor de sollicitatie.

3.2 Gebruikers van het platform

Van gebruikers van CleverTracker, zoals klantgebruikers, recruiters en medewerkers van CleverConcept, verwerken wij onder meer:

• naam;
• e-mailadres;
• wachtwoord-hash;
• rol en toegangsrechten;
• gekoppelde klantorganisatie;
• sessiegegevens;
• auditlogs van belangrijke handelingen.

3.3 Technische gegevens

Wij verwerken daarnaast technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging, werking en stabiliteit van onze dienstverlening, zoals:

• sessiecookies;
• tijdelijke rate-limitgegevens;
• foutmeldingen;
• serverlogs;
• auditlogs.

Wij beperken persoonsgegevens in technische logs zoveel mogelijk. Waar mogelijk worden persoonsgegevens gemaskeerd of verwijderd voordat foutmeldingen of technische gegevens worden verwerkt door monitoringdiensten.

4. Waarvoor wij gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Wij gebruiken kandidaatdata niet voor algemene marketing of toekomstige vacatures, tenzij daarvoor op een later moment afzonderlijk toestemming wordt gevraagd.

5. Grondslagen voor verwerking

Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen:

Voor WhatsApp-communicatie vragen wij waar mogelijk expliciete toestemming in het sollicitatieformulier. In dat geval kan de kandidaat aangeven dat CleverConcept en/of de betreffende werkgever contact mag opnemen via WhatsApp over de sollicitatie.

De voorgestelde tekst in het sollicitatieformulier is:

Ik geef toestemming dat CleverConcept en/of de betreffende werkgever mij via WhatsApp mag benaderen over mijn sollicitatie.

Daarbij vermelden wij:

We gebruiken WhatsApp alleen voor communicatie over deze sollicitatie. Je kunt je op elk moment afmelden door STOP te sturen.

Kandidaten kunnen zich afmelden voor WhatsApp-communicatie door “STOP” te sturen. Na een opt-out benaderen wij de kandidaat niet opnieuw via dat kanaal voor de betreffende klant of campagnecontext, tenzij daar een geldige nieuwe grondslag voor bestaat.

6. Met wie wij persoonsgegevens delen

Wij gebruiken externe dienstverleners om onze dienstverlening technisch mogelijk te maken. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat nodig is voor hun functie.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

Wanneer een klant zelf een externe tool gebruikt, zoals een eigen Typeform-account, kan die klant zelfstandig verantwoordelijk zijn voor die verwerking. In dat geval moet de klant zelf zorgen voor passende afspraken en verwijdering van gegevens in die tool.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar dat gebeurt, nemen wij passende maatregelen, zoals het sluiten van een verwerkersovereenkomst, het gebruik van Standard Contractual Clauses of het kiezen van een Europese verwerkingsregio waar dat beschikbaar is.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor zij zijn verzameld.

Voor kandidaten in CleverTracker hanteren wij het volgende beleid:

Kandidaatgegevens die via CleverTracker worden verwerkt, bewaren wij gedurende de looptijd van de campagne en maximaal 3 maanden na afronding daarvan. Deze termijn is nodig voor opvolging, kwaliteitscontrole, rapportage, beantwoording van vragen en de uitvoering van de kandidaatgarantie richting de klant.

Na deze termijn verwijderen of anonimiseren wij kandidaatgegevens, tenzij:

• een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is;
• bewaring nodig is vanwege een lopend geschil;
• beperkte gegevens noodzakelijk blijven voor opt-outregistratie of auditdoeleinden;
• de klant of kandidaat eerder om verwijdering vraagt en er geen geldige reden is om de gegevens langer te bewaren.

CV’s, motivatiebrieven en andere bijlagen kunnen eerder worden verwijderd dan het kandidaatrecord wanneer deze bestanden niet langer nodig zijn voor beoordeling, opvolging of garantie-afhandeling.

WhatsApp-berichtinhoud wordt in beginsel korter bewaard dan algemene kandidaatdata. Opt-outregistraties, zoals STOP-registraties, kunnen langer worden bewaard als dat nodig is om te voorkomen dat iemand opnieuw via WhatsApp wordt benaderd.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• versleutelde verbindingen via HTTPS;
• encryptie van gegevens bij hosting- en databaseproviders waar beschikbaar;
• rolgebaseerde toegang;
• scheiding van klantdata per klant of campagne;
• sessiebeveiliging;
• rate limiting tegen misbruik;
• afgeschermde toegang tot CV’s en bijlagen;
• controle op bestandstype, grootte en inhoud bij uploads;
• virusscan op uploads waar technisch beschikbaar;
• auditlogs voor belangrijke handelingen;
• beperking van persoonsgegevens in foutmeldingen en monitoring;
• periodieke securitytests en technische controles.

CV’s en bijlagen zijn alleen toegankelijk voor bevoegde gebruikers via geautoriseerde routes in het platform. Wij geven geen permanente publieke bestandslinks aan gebruikers.

Foutmeldingen en monitoringgegevens worden zo ingericht dat persoonsgegevens zoveel mogelijk worden verwijderd of gemaskeerd voordat zij worden verwerkt door monitoringdiensten.

10. Cookies

Onze websites en CleverTracker gebruiken functionele cookies die nodig zijn om de website of het platform goed te laten werken.

Voor CleverTracker gaat het onder meer om sessiecookies voor ingelogde gebruikers.

Wij gebruiken binnen CleverTracker geen marketingcookies, trackingcookies of social-media-pixels.

Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist. Als wij in de toekomst analytics, tracking of andere niet-noodzakelijke cookies toevoegen, passen wij deze verklaring aan en vragen wij waar nodig toestemming.

11. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben onder de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kun je gebruikmaken van:

• recht op inzage;
• recht op rectificatie;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking van verwerking;
• recht van bezwaar;
• recht op dataportabiliteit;
• recht om toestemming in te trekken.

Een verzoek kan worden gestuurd naar: [email protected]

Wij reageren in beginsel binnen 30 dagen. Als een verzoek complex is of betrekking heeft op veel gegevens, kunnen wij deze termijn verlengen met maximaal 60 dagen. In dat geval informeren wij de betrokkene daarover.

Bij een verzoek kunnen wij vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren en misbruik te voorkomen.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken als verwerker namens een klant, stemmen wij verzoeken waar nodig af met de betreffende klant.

12. Verwijdering en correctie

Wanneer een kandidaat of klant vraagt om gegevens te verwijderen of te corrigeren, beoordelen wij het verzoek op basis van de AVG en de rolverdeling tussen klant en CleverConcept.

Bij verwijdering kunnen wij gegevens verwijderen of anonimiseren uit:

• CleverTracker;
• opgeslagen CV’s en bijlagen;
• actieve communicatiegegevens;
• exports die wij zelf beheren;
• andere systemen waarvoor CleverConcept verantwoordelijk is.

Als gegevens ook zijn opgeslagen in systemen van de klant of in een tool die de klant zelf beheert, zoals een eigen Typeform-account, is de klant verantwoordelijk voor verwijdering in die systemen.

Opt-outgegevens kunnen wij langer bewaren als dat nodig is om te voorkomen dat iemand opnieuw wordt benaderd.

13. Klachten

Als je vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via: [email protected]

Wij proberen klachten zorgvuldig en snel op te lossen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

• Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Postadres: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag

14. Publicatie en toepasselijkheid

De meest recente versie van deze privacyverklaring staat op: www.cleverconcept.nl/privacy

Binnen CleverTracker verwijzen wij naar deze privacyverklaring via de loginpagina en/of de applicatie-interface.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, wetgeving of verwerking van persoonsgegevens verandert.

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen of klanten waar dat redelijkerwijs nodig is.

16. Versiegeschiedenis